> Indicadores para saber qué tan eficaz está siendo tu gestión de Cobranzas
| Medir el proceso de Cobranzas provee de información estratégica para mejoras. |
¿Cómo se mide la eficiencia de tu proceso de Cobranzas? La idea es poder tener indicadores asertivos que puedan medir el éxito de las distintas etapas del proceso de Cobranzas, saber qué se necesita ajustar, mejorar y qué está funcionando bien.
Una empresa enfrenta desafíos en su proceso de cobranza, con altos índices de morosidad y una gestión interna que no logra los resultados esperados. Los recursos internos están abrumados y la eficiencia del proceso es baja, lo que afecta negativamente la liquidez de la empresa y su relación con los clientes morosos.
Desafíos:
- Morosidad Elevada: Un gran número de clientes no cumple con los pagos en los plazos establecidos, lo que afecta la salud financiera de la empresa.
- Recursos Internos Limitados: El equipo interno de cobranza no cuenta con los recursos ni la capacidad para gestionar eficazmente la gran cantidad de cuentas pendientes.
- Procesos Ineficientes: La falta de procesos claros y eficientes dificulta la recuperación oportuna de los pagos pendientes.
Solución: La empresa decide asociarse con un proveedor de servicios BPO especializado en procesos de cobranza para mejorar su eficiencia y resultados en esta área crítica.
Implementación:
- Análisis y Diseño: El proveedor BPO realiza un análisis exhaustivo del proceso de cobranza actual de la empresa y diseña un plan de acción personalizado para mejorar la eficiencia y la recuperación de deudas.
- Tecnología Avanzada: Se implementa tecnología avanzada, como sistemas de gestión de deudas y marcadores predictivos, para optimizar la gestión de cobranza y priorizar las cuentas más urgentes.
- Recursos Especializados: El proveedor BPO asigna un equipo de expertos en cobranza, capacitados en técnicas de negociación y manejo de clientes difíciles, para maximizar la recuperación de deudas.
- Seguimiento y Reporte: Se establecen métricas clave de rendimiento (KPIs) para monitorear el progreso y se proporcionan informes detallados regularmente para evaluar el desempeño y realizar ajustes según sea necesario.
Resultados:
- Reducción de la Morosidad: Gracias a la implementación de estrategias más efectivas y el enfoque dedicado del equipo de BPO, la empresa logra reducir la morosidad en un 30% en los primeros tres meses.
- Aumento en la Recuperación de Deudas: La eficiencia mejorada del proceso de cobranza conduce a un aumento del 25% en la recuperación de deudas pendientes durante el mismo período.
- Mejora en la Liquidez: Con una mayor eficiencia en la gestión de cobranza, la empresa experimenta un aumento en el flujo de efectivo, lo que mejora su liquidez y capacidad para cumplir con sus obligaciones financieras.
- Satisfacción del Cliente: A pesar del enfoque más riguroso en la recuperación de deudas, la empresa logra mantener altos niveles de satisfacción del cliente gracias a la profesionalidad y empatía del equipo de BPO en sus interacciones con los clientes morosos.
La asociación con un proveedor de servicios BPO especializado en cobranza proporciona a la empresa los recursos, la experiencia y la tecnología necesarios para mejorar significativamente su proceso de cobranza. Los resultados positivos en términos de reducción de morosidad, aumento en la recuperación de deudas y mejora en la liquidez demuestran el valor agregado de externalizar este proceso crítico.
Hoy queremos mostrarte cuáles son los indicadores de cobranzas que debieras estar utilizando en tu empresa y qué hacer en base a los resultados que arrojen.
#1 – Plazo Promedio de Cobranzas (PPC)
La relación entre los días que pasan desde la fecha de emisión de las facturas y la fecha en que efectivamente el cliente paga es lo que determina este indicador. Un proceso de cobranzas efectivo tiene un PPC inferior al plazo real que se otorga a los clientes. Es decir, cuando el cliente salda la factura incluso antes de que se termine el tiempo otorgado por lo que nunca entra oficialmente en mora.
La medición de este indicador resulta sumamente útil cuando se cuenta con una cartera de clientes recurrente ya que si la mayoría de los clientes son nuevos el indicador no será calculable.
#2 Promedio de Antigüedad de la Deuda
Este indicador provee información sobre la forma en que se calcula promediando los días transcurridos desde que la factura fue emitida en función del tiempo en general que toman los clientes para pagar. Es decir, si el promedio de todos tus clientes en pagar es de 5 días, si un cliente se toma 6 días para pagar ya estará excediendo el promedio general.
Esta información permite establecer un perfil de cliente y establecer un estándar para los distintos tipos de mora. Al tener conocimiento de esto, podrás diseñar una estrategia diferenciada para cada tipo de cliente y mora.
#3 Porcentaje de la deuda vencida
El KPI de porcentaje de deuda vencida brinda información acerca de la cantidad de deudas vencidas en función del total de tus clientes. Contar con estos datos ayuda a comprender el margen para mejorar de las Cobranzas. Si el porcentaje es menor a 3, se considera pequeño por lo que mejorarlo podrá requerir de esfuerzos más significativos. Al contrario sucede si el porcentaje es de 10 o más ya que las mejores podrán realizarse con menos esfuerzo.
#4 Porcentaje de clientes gestionados
Los indicadores que listamos hasta ahora indican qué tan exitoso o no está siendo el proceso de cobranzas de la empresa, pero no genera información acerca del esfuerzo que la empresa realiza para cobrar en tiempo y forma. Para que el indicador sea medido con más exactitud, conviene realizar la medición entre los clientes con deuda vencida que fueron gestionados hace 30 días o menos.
En la mayoría de los casos, lo recomendable es que este indicador se encuentre por arriba del 75%. De forma adicional, se puede calcular el porcentaje de de monto de la deuda vencida entre clientes gestionado hace 30 días o menos para también priorizar aquellas deudas de mayor volumen y enfocar la estrategia no sólo en cantidad de cliente sino cantidad de deuda en general.
Lo relevante de un indicador no está sólo en su valor sino en la evaluación que hacemos del mismo en función de nuestra estrategia y el tiempo que estamos midiendo. También estos indicadores resultan más útiles cuando se pueden poner en común con otras áreas que competen al área de Cobranzas para tener una visión más general y poder tomar decisiones más estratégicas y beneficiosas para el negocio.
En SkyTel te ofrecemos el mejor proceso de Cobranzas para tus clientes. Si quieres saber más de éste y nuestros otros servicios, déjanos tus datos aquí para coordinar un assessment con nuestros especialistas.
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